Colombia: ¿los restaurantes deben emitir facturas electrónicas en la DIAN?

Desde el 2020, las leyes que contemplan la emisión de facturas y documentos tributarios en Colombia sufrieron algunos cambios. Esto también repercutió en las responsabilidades de los restaurantes, bares, cafeterías y cualquier establecimiento vinculado a la gastronomía. 

Para quienes están obligados a registrar estos documentos en la DIAN, la facturación electrónica trajo consigo algunos beneficios, como el ahorro de tiempo, pasos en el proceso y, por supuesto, envíos de papel.

En este artículo, te explicamos cómo debe facturar tu restaurante y qué obligaciones tienes como contribuyente en Colombia.

¿Qué son las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas son la versión “moderna” de las facturas en papel. Su emisión tiene la misma validez legal ante la DIAN, pero todo el proceso —generación, expedición, recepción y validación— se realiza de manera electrónica. ¿El resultado? Más comodidad y rapidez para presentar los documentos tributarios que certifican las transacciones de bienes y/o servicios.

¿Los restaurantes están obligados a emitir facturas electrónicas?

Los restaurantes y negocios gastronómicos forman parte de los establecimientos obligados a emitir facturas electrónicas, ya que son responsables del INC o Impoconsumo (Impuesto Nacional al Consumo del 8% por sobre el IVA), expuesto en el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, el cual se extiende a algunos bienes y servicios que no pertenecen a la canasta básica familiar. 

Ante esta resolución, los restaurantes responsables de INC deben emitir facturas por cada una de las operaciones de venta que realicen. Sin embargo, de acuerdo al Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020, podemos extraer dos conclusiones principales:

1.  Si bien los restaurantes aparecen en el listado de quienes están obligados a facturar en cada una de sus operaciones, pueden emitir “tickets equivalentes”, como los tiquetes POS, generados por el punto de venta o máquina registradora. 
2. Sin embargo, a pesar de esta resolución, eso no significa que no necesiten facturar electrónicamente si un cliente requiere y solicita dicha factura. En ese caso, el restaurante debe contar con los medios para emitirla. De lo contrario, puede ser sancionado con un cierre temporal del establecimiento, según el artículo 10 y 13 de la mencionada Resolución 000042 de 2020.

A diferencia de la “Facturación POS”, que no se reporta en tiempo real ante la DIAN, la facturación electrónica registra las transacciones del restaurante en el momento de la emisión. 

¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

Los facturadores electrónicos —es decir, quienes están obligados a facturar— deben contar con un software que permita emitir facturas electrónicas y un certificado de firma digital.  

Por otro lado, en caso de requerirse, se debe contar con un certificado de la Cámara de Comercio, certificado del RUT actualizado y NIT (Número de Identificación Tributaria). 

Entre los tipos de software habilitados para facturar, se pueden utilizar:

• El sistema de facturación de la DIAN. 

La ventaja de esta opción es que el sistema de la DIAN es gratuito. La desventaja es que presenta inconvenientes a la hora de facturar, debido al tiempo que toma realizar todas las operaciones. 

• Un software de facturación desarrollado especialmente para tu negocio que esté autorizado frente a la DIAN.  

Tener un software propio y hecho a la medida de tu negocio acorta los tiempos del proceso, pero suele costar bastante dinero. 

• Un software de gestión que pueda facturar electrónicamente, ya sea porque es proveedor tecnológico de la DIAN o porque facilita el traspaso de facturación entre los restaurantes y los proveedores tecnológicos. 

Si bien estos servicios suelen ser pagos, el beneficio se encuentra en la automatización y aceleración del proceso de facturación. En el caso de que tu software punto de venta tenga la posibilidad, puedes gestionar todas tus operaciones desde un mismo lugar y emitir facturas con datos pre-cargados en el sistema. 

¿Cómo debo presentar las facturas electrónicas ante la DIAN?

Una vez tramitado el procedimiento de alta como facturador electrónico —a través de tu software de gestión o en el sistema de la DIAN— ya puedes comenzar a emitir documentos tributarios electrónicos. Esto implica un proceso de “validación previa” por cada factura generada:

1. Tu cliente realiza una compra en tu restaurante. 
2. Generas la factura electrónica a través de la DIAN o tu software de administración.
3. La DIAN valida la factura y la devuelve al software en segundos, lista para entregar al cliente. 

¿Qué necesito hacer para facturar desde mi software punto de venta?

Si ya cuentas con Fudo para la administración de tu restaurante y tienes interés en emitir facturas electrónicas y notas de crédito desde el sistema, solo tienes que dar de alta el Módulo de Facturación Electrónica. Desde este apartado, agilizarás y facilitarás todo el proceso:

• Al realizar las operaciones con datos pre-cargados en el sistema, automatizas la emisión de facturas. Como consecuencia, ahorras tiempo para ti y tus clientes. 
• Accedes a los documentos tributarios electrónicos en cualquier momento y sin inconvenientes, ahorrando no solo en costos de impresión, sino también en espacio de almacenamiento. 
• Cumples con todos los requisitos de la DIAN, mientras utilizas la misma herramienta que te permite registrar tus ventas, costos, inventario, proveedores y clientes. Esto te dará una gestión más integral.