24/11/2023
Lectura: 17min
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En la constante búsqueda de agilizar las tareas de un restaurante, desde la toma de pedidos hasta la ejecución en la cocina, la tecnología ha superado los métodos tradicionales, dando paso a la revolución digital. En este escenario, el Kitchen Display System (KDS) emerge como una piedra angular, transformando la generación de comandas de una tarea ordinaria en un proceso dinámico y eficiente.
Desde los días en que el camarero caminaba con comandas de papel hasta la actualidad, donde la información fluye digitalmente desde dispositivos móviles hasta computadoras, exploraremos cómo los KDS han redefinido la experiencia culinaria, aportando velocidad y precisión, tanto para el personal como para los comensales.
¿Cómo funciona el sistema de comandas de un negocio gastronómico?
En su forma más fundamental, el sistema de comandas se inicia con tickets que se crean cada vez que un cliente realiza un pedido. Esta “comanda” se convierte en la portadora de la información vital de la orden, desde los platos seleccionados hasta cualquier solicitud especial del cliente.
Una vez que el ticket de comanda está en manos del personal de cocina, los chef los reciben y organizan la ejecución de cada plato. Los pedidos se priorizan, y la sincronización se vuelve crucial para garantizar que todos los elementos de una mesa lleguen simultáneamente y a la temperatura perfecta.
En la actualidad, existen diferentes maneras de generar estos tickets:
Método tradicional con papel: en este enfoque clásico, el camarero toma nota de los pedidos en un papel. Una vez que ha registrado todo, camina hasta la cocina y entrega físicamente el papel con la comanda a los chefs. Este método, aunque simple, puede llevar a demoras, baja productividad y posibles errores en la interpretación de la escritura.
Registro en papel y transcripción en la caja: en este escenario, el camarero anota los pedidos en un papel mientras toma las órdenes. Luego, en lugar de caminar directamente a la cocina, se dirige a la computadora principal donde introduce los pedidos en el sistema de gestión gastronómica. La comanda se imprime en la cocina, permitiendo una gestión centralizada y una mayor precisión en los detalles de los pedidos.
Uso de dispositivos móviles para registro: en este caso, el camarero utiliza una tablet o un teléfono celular para registrar los pedidos directamente. La información se envía automáticamente al sistema de gestión gastronómica y se replica instantáneamente en la impresora ubicada en la cocina, donde se genera la comanda. Esta opción elimina la necesidad de transcripción manual y acelera el proceso al enviar la información en segundos.
Comandas digitales en pantalla de cocina: con la implementación de mayores recursos tecnológicos, el camarero registra el pedido en la computadora o utiliza una tablet o celular para ingresar los pedidos, y la comanda digital se visualiza directamente en una pantalla de cocina. Este enfoque elimina por completo la necesidad de papel y agiliza el proceso al proporcionar una visibilidad instantánea de los pedidos en tiempo real.
Finalmente, la cúspide del proceso es la entrega de los platos a la mesa del cliente o en un empaque para delivery o take away. Cada ticket de comanda, desde su concepción hasta su ejecución, contribuye a la experiencia gastronómica general. Este sistema, ya sea tradicional con tickets en papel o digitalizado con la última tecnología, es el hilo conductor que une la cocina y el servicio en un baile perfectamente orquestado.
¿Qué es un Kitchen Display System (KDS)?
Un Kitchen Display System (sistema de visualización de cocina) es una plataforma tecnológica diseñada para reemplazar los tradicionales tickets de comanda en formato papel. Como hemos mencionado anteriormente, en lugar de escribir o imprimir físicamente los pedidos, el KDS muestra digitalmente la información relevante en pantallas estratégicamente ubicadas en la cocina.
Cuando un cliente realiza un pedido, ya sea a través del camarero o mediante delivery, la información se transmite al software gastronómico y, simultáneamente, al KDS. Las órdenes aparecen en las pantallas de la cocina en tiempo real, proporcionando a los chefs y al personal una visión clara de los pedidos pendientes y los tiempos estimados de preparación.
Monitor de cocina vs. comandas de papel, ¿cuál es mejor?
El monitor de cocina, otra manera de llamar al KDS, presenta varias razones por las cuales está ganando terreno en todo tipo de negocios gastronómicos:
Visibilidad instantánea
Si bien las comandas de papel impreso también agilizan el proceso de visibilidad al permitir que los chefs y el personal accedan, en segundos, a todos los detalles de un pedido -desde el listado de platos hasta las notas especiales de los clientes-, las comandas digitales suelen tener detalles extras que ofrecen una comprensión profunda de las necesidades de cada pedido; como, por ejemplo, el tiempo exacto que ha pasado desde que se creó la comanda.
Gestión de prioridades
Esta función permite a los chefs identificar instantáneamente los platos críticos, organizando la preparación de manera eficiente. No se trata solo de seguir una secuencia lineal, sino de poder ver todos los pedidos al mismo tiempo. La optimización de los tiempos de entrega y la coordinación precisa entre el personal se traducen en una ejecución sincronizada, donde cada plato es preparado y entregado con el timing perfecto.
Agilidad y eficiencia
Eliminando la tediosa búsqueda física de comandas de papel, los chefs pueden centrarse completamente en la ejecución precisa de cada pedido. Este enfoque digital permite una actuación ágil, donde los empleados pueden anticiparse a las necesidades de la cocina y adaptarse rápidamente a cambios en tiempo real.
Reducción de errores
Al igual que sucede con las comandas impresas, la visualización clara y legible en la pantalla elimina la posibilidad de errores, especialmente aquellos asociados con la interpretación de la escritura a mano en comandas simples, garantizando que los chefs capturen con precisión las preferencias del cliente y cualquier modificación especial. Esta claridad digital no solo mejora la comunicación interna en la cocina, sino que también se traduce en platos entregados con una precisión milimétrica.
Ahorro de papel
Al optar por un monitor de cocina, los restaurantes abrazan un ahorro significativo a lo largo del tiempo. La inversión inicial en tecnología puede ser compensada por la reducción de los costos asociados con la impresión constante de comandas en papel. El gasto continuo en papel, tinta y mantenimiento de impresoras disminuye, lo que se traduce en ahorros a medida que pasa el tiempo.
Además, en comparación con las comandas escritas a mano, la eficiencia operativa que proporciona un monitor de cocina puede tener un impacto positivo en la productividad del personal, contribuyendo aún más a la rentabilidad a largo plazo del restaurante.
Contribución a la sostenibilidad
Al reducir la cantidad de desechos de papel, se aporta a la disminución de residuos. En un mundo donde la sostenibilidad es un elemento importante, la elección de un monitor de cocina no solo impulsa la eficiencia, sino que también marca una diferencia positiva en la huella ecológica del restaurante.
Comandas de papel: el confort de lo conocido
Aunque todo lo digital avanza a pasos agigantados, las comandas de papel siguen siendo un elemento familiar en muchas cocinas. Entre las principales fortalezas que siguen manteniendo su relevancia, se encuentran:
Conocimiento y costo inicial: las comandas de papel fueron, por muchos años, la única herramienta utilizada por camareros y chefs, por lo que no requiere de aprendizaje para gran parte del personal. Asimismo, el costo asociado con la escritura o impresión de tickets de papel puede ser inicialmente más bajo que la implementación de una pantalla en la cocina (aunque esto sea solo al comienzo, e implique costos en productividad).
Independencia de la tecnología: en situaciones donde la infraestructura tecnológica puede ser muy limitada, las comandas de papel siguen siendo una alternativa válida para tomar pedidos.
El veredicto: una cuestión de preferencia y necesidades específicas
La elección entre un monitor de cocina y comandas de papel no es una decisión unidimensional. Depende en gran medida de las preferencias y necesidades específicas de cada cocina. Para aquellos que buscan la máxima eficiencia, flexibilidad, reducción de errores y sostenibilidad, la pantalla de cocina digital se destaca como la elección predilecta. Sin embargo, las comandas de papel siguen siendo una opción viable en entornos donde la tradicionalidad y la independencia tecnológica son prioritarias.
¿Cómo se adaptan las pantallas de cocina a diferentes tipos de restaurantes?
En el vertiginoso mundo de la comida rápida, la agilidad es esencial. Las pantallas de cocina permiten una ejecución eficiente de los pedidos, facilitando la coordinación en cocinas de alto rendimiento. La visualización instantánea y la gestión de prioridades son aliados valiosos, asegurando que los platos se preparen y sirvan con la velocidad que caracteriza a este tipo de establecimientos.
En contraste, en restaurantes de alta cocina donde la atención al detalle es la norma, la gestión precisa y la reducción de errores se convierte en la llave para entregar experiencias gastronómicas extraordinarias.
Incluso en el cálido ambiente de restaurantes familiares, las pantallas de cocina encuentran su lugar. La gestión eficiente de prioridades asegura que los platos lleguen a la mesa en el orden adecuado, mientras que la reducción de errores contribuye a la coherencia en la entrega de las recetas y aseguran un buen servicio al cliente.
En este sentido, las pantallas se han convertido en un componente adecuado para organizar los pedidos en la cocina, independientemente del tipo de restaurante.
¿Cómo se integran los KDS con los sistemas de gestión, como POS y software gastronómicos?
La disponibilidad y las características de los Kitchen Display Systems (KDS) pueden variar según el proveedor. En general, muchos KDS vienen integrados a sistemas con soluciones completas de gestión de pedidos, ventas, gastos, inventario y otras herramientas analíticas.
La vinculación con un software gastronómico especializado agrega capas de funcionalidad y análisis a la operación del restaurante. Los KDS se convierten en una pieza más de un sistema de engranajes que ayudan a la organización de todo el establecimiento. Desde la gestión de inventario hasta el análisis de tendencias de pedidos, la conexión entre el KDS y el software gastronómico permite una toma de decisiones más informada y estratégica.
¿Qué tipo de pantalla de cocina necesito para implementarlo?
La elección de la pantalla varía según las necesidades específicas de cada restaurante. La versatilidad en las opciones permite adaptar la tecnología a diversas realidades operativas:
Monitores especiales para cocina
Dependiendo el tipo de sistema que se implemente en el restaurante, se pueden requerir monitores especiales para conectarse con el software operativo. Estos monitores suelen tener pantallas táctiles y un diseño robusto, adaptado a las necesidades específicas de la cocina, que implican una inversión inicial significativa.
Dispositivos móviles con conexión a Internet
Algunos softwares gastronómicos, como Fudo, permiten la flexibilidad de utilizar cualquier dispositivo con conexión a Internet, como computadoras o tablets. Es una solución que se adapta especialmente bien a cocinas que buscan minimizar la inversión en hardware específico.
Pantallas de gran tamaño para una visualización clara:
Independientemente del tipo de monitor elegido, la preferencia por pantallas de mayor tamaño cobra importancia en la cocina. Una visualización clara y detallada de los pedidos es esencial para evitar errores y facilitar la gestión de prioridades.
Tablets como opción portátil
En restaurantes que buscan una solución aún más flexible, el uso de tablets como pantallas de cocina portátiles puede ser una elección acertada. Los chefs pueden llevar consigo la información de los pedidos a diferentes estaciones de trabajo, mejorando la movilidad y la comunicación interna en la cocina.
En conclusión, la elección de la pantalla de cocina para implementar un sistema de comandas digitales dependerá de factores como el tamaño y la disposición de la cocina, la infraestructura tecnológica existente y las preferencias operativas del restaurante. La tecnología ofrece opciones que van desde monitores especializados hasta dispositivos móviles, permitiendo a cada establecimiento personalizar su gestión.
¿Cuáles son los costos asociados con la implementación de un sistema de pantalla de cocina?
Al comparar distintas opciones, se revela un panorama diverso que impacta tanto en la eficiencia operativa como en la rentabilidad a largo plazo.
Sistema de gestión gastronómica con pantallas especializadas:
La adquisición de pantallas especializadas diseñadas para entornos de cocina puede representar una fuerte inversión inicial. Este costo se suma a la implementación del sistema de gestión gastronómica, que dependiendo de los planes que ofrecen, pueden variar de manera significativa.
Sistema de gestión gastronómica con modalidad online:
La flexibilidad de utilizar cualquier dispositivo, como computadoras o tablets, puede reducir los costos iniciales al eliminar la necesidad de adquirir pantallas especializadas. La inversión se centra en el sistema de gestión gastronómica, aunque es conveniente evaluar la durabilidad y resistencia de los dispositivos en el entorno de la cocina.
Sistema de gestión gastronómica con comandas de papel vía impresora:
La implementación de este sistema requiere la implementación del software gastronómico y la inversión en impresoras y papel térmico. Aunque suelen ser relativamente más asequibles, este enfoque sigue implicando la necesidad de imprimir y gestionar físicamente comandas, lo que puede generar costos continuos.
Comandas a mano:
Aunque no hay una inversión inicial en tecnología, las comandas a mano conllevan costos ocultos en términos de productividad y tiempo. La falta de un sistema de gestión estructurado puede resultar en errores, demoras y una menor eficiencia operativa.
En resumen, la elección entre estas opciones implica un equilibrio entre la inversión inicial y los beneficios a largo plazo. La implementación de un sistema de pantalla de cocina, ya sea con pantallas especializadas o dispositivos convencionales, respaldado por un sistema de gestión gastronómica, tiende a optimizar la eficiencia y reducir los costos a largo plazo, mejorando la calidad del servicio y la rentabilidad del restaurante. La clave radica en evaluar cuidadosamente los requerimientos y encontrar el equilibrio adecuado entre la inversión y los beneficios operativos.
¿Cómo capacitar al personal en el uso efectivo de un KDS?
A pesar de que la implementación de un KDS no requiere de grandes conocimientos en tecnología, es conveniente llevar a cabo una capacitación efectiva del personal para garantizar una transición sin contratiempos y un uso óptimo de esta herramienta. Te brindamos una serie de pasos que te servirán para introducir cualquier herramienta nueva en tu operativa diaria.
Explicación teórica:
Proporciona a tus empleados una visión general completa del KDS, explicando sus funciones y beneficios. Destaca cómo mejora la eficiencia operativa y la calidad del servicio.
Demostraciones prácticas en vivo:
Muestra cómo se reciben y gestionan las comandas digitales, resaltando la visibilidad instantánea y la gestión de prioridades.
Práctica en simulaciones controladas:
Proporcione oportunidades para que el personal practique en entornos simulados antes de la implementación completa. Esto les permitirá familiarizarse con la interfaz y perfeccionar sus habilidades antes de enfrentarse a la operación en tiempo real.
Manejo de escenarios de alta demanda:
Entrena al personal para manejar escenarios de alta demanda, destacando cómo el KDS facilita la coordinación y respuesta eficiente incluso en momentos de gran actividad.
Documentación de referencia:
Busca material de referencia, como manuales o videos instructivos, para que el personal pueda repasar y consolidar su conocimiento. Esto sirve como un recurso útil para consultas posteriores.
Capacitaciones a cargo del software gastronómico:
En muchas ocasiones, los sistemas de gestión gastronómica, encargados de proporcionar el KDS, ofrecen capacitaciones sobre el sistema o brindan materiales de consulta sobre la herramienta. Estos recursos no solo serán útiles para ti, también pueden ser de gran ayuda para los empleados.
La capacitación efectiva es clave para maximizar los beneficios de estas herramientas y asegurar una integración sin problemas en la operación diaria del restaurante. Al seguir estos pasos, se establecen las bases para que el personal se sienta confiado y competente en el uso del sistema, contribuyendo a una transición exitosa hacia una cocina más eficiente y dinámica.
¿Cómo contribuyen los KDS a una experiencia de cliente más rápida y satisfactoria?
La implementación de una pantalla de cocina no solo revoluciona los procesos internos, sino que también tiene un impacto directo en la experiencia del cliente, proporcionando beneficios que se traducen en rapidez y satisfacción.
La capacidad de los KDS para gestionar prioridades en tiempo real garantiza que los platos más críticos o urgentes reciban atención inmediata. Esto optimiza los tiempos de entrega, asegurando que los clientes reciban sus platos de manera oportuna.
La comunicación instantánea entre la cocina y el personal de servicio, facilitada por los KDS pero también por las apps desarrolladas para tomar pedidos, mejora la coordinación en todo el proceso de servicio.
El recorrido de una orden con KDS en 5 simples pasos
1. Toma de pedidos
Los clientes pueden realizar un pedido al camarero, en las mesas o el mostrador, o hacer una orden directamente desde sus casas a través de una tienda online o mediante apps de entrega.
2. Aceptación de la orden
Al recibir una nueva orden, ya sea desde una mesa, barra, o mediante delivery, aparecerá una notificación visual y sonora en el KDS, junto al resumen del pedido. Las órdenes quedarán en etapa de “pedidos pendientes” para luego ir atravesando los siguientes estadíos: pedidos en curso y pedidos listos.
3. Tiempos de preparación
En la mayoría de los casos, el KDS permite monitorear los tiempos de los pedidos, para ir registrando si están a tiempo, demorados o muy demorados.
4. Entrega de pedidos
Los chefs y ayudantes se acercarán a revisar los pedidos y los irán pasando de estado a medida que vayan avanzando en la preparación y, finalmente, entregando el producto final a los camareros.
5. Historial de pedidos
La información de los pedidos, las ventas y el flujo del inventario quedarán registrados en el sistema de software que alberga la herramienta del KDS; por lo que toda la operación, de principio a fin, estará integrada.
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