POS, Punto de venta o sistema ERP: ¿qué tipo de software utilizan los restaurantes?

Si estás por abrir un restaurante, bar, cafetería, foodtruck, dark kitchen o cualquier tipo de negocio gastronómico, seguramente te preguntes por la tecnología que deberías utilizar para registrar tus ventas y organizar tu administración. 

Entre los nombres que más resuenan en la industria de la gastronomía, se encuentran las siglas POS, TPV y ERP, además de los términos “sistema restaurantero”, “software gastronómico” y “apps para comandas”. En este artículo, te explicaremos qué significan y qué diferencias existen entre todos ellos. 

¿Qué significa POS, TPV y “punto de venta”?

En este caso, los tres términos refieren al mismo tipo de sistema POS (point of sale) es el equivalente en inglés de TPV (terminal punto de venta), su denominación en español.

El “punto de venta” (en adelante, solo lo llamaremos POS) es el dispositivo que permite, dentro de un restaurante o comercio, gestionar las tareas vinculadas directamente a la venta. Mediante esta herramienta, los negocios gastronómicos pueden aceptar distintos pagos de los clientes y llevar un control de las transacciones. 

Un POS puede estar compuesto por una caja registradora y un lector de pagos (hardware) y, además, estar integrado a un software que también controle los gastos, clientes e inventarios (software). 

Pero, en sí mismo, el POS permite llevar a cabo esta serie de pasos:

• El cliente se dispone a pagar un producto y el sistema POS calcula su costo, junto a los impuestos. 
• Al pagar, el sistema descuenta este producto del stock del negocio. 
• Luego de que se realice la transacción mediante cualquier método de pago, se crea un ticket. 

¿Qué tipo de insumos necesito para tener un sistema POS?

Al tener un restaurante con servicio presencial, seguramente necesites contar con una caja registradora y un lector de tarjetas de crédito. 

En caso de que tu negocio opere solamente con delivery, posiblemente no necesites un hardware POS (dispositivo físico), como el lector de tarjetas. Pero sí necesitarás del sistema POS (software) para recibir compras en línea y procesar los pedidos. 

En caso de necesitarlo, ¿qué hardware debería adquirir para tener un POS?

Como hemos mencionado antes, el hardware es el conjunto de elementos físicos o materiales que puedes necesitar para gestionar una tecnología. En este caso en específico, al tratarse de un sistema POS, se necesita de un elemento que te permita recibir pagos en tu negocio. 

Si vas a adquirir un POS, es necesario que acepte diversos medios de pago: efectivo, tarjetas de crédito (incluidas las tarjetas con chips) y pagos con QR. Además, debe permitir la impresión de tickets para los clientes.

En resumen, para tener un punto de venta en tu restaurante, necesitarás: un lector de tarjetas de crédito con chip o banda magnética, una computadora o dispositivo portátil que permita registrar las ventas en el sistema POS, un cajón de efectivo y una impresora. 

¿Qué significa ERP, “sistema restaurantero” y “software gastronómico”?

Todos estos términos están relacionados con la implementación de un software de administración. Es decir, un conjunto de programas que permiten a la computadora, tablet o teléfono móvil (hardware), realizar determinadas tareas.

A diferencia de un sistema POS (que también necesitará de un software para registrar las ventas), estos tipos de sistemas de gestión cuentan con un software más completo, con más utilidades, que brinda más herramientas para la organización de un negocio gastronómico. 

Las siglas ERP (enterprise resource planning), en español, significan “sistemas de planificación de recursos empresariales”. Al igual que sucede con el resto de los términos, hace referencia a la implementación de un software que permita, no solo registrar y gestionar las ventas y el control de inventario, sino también simplificar todas las operaciones que forman parte de la administración de un restaurante.

¿Qué puedo hacer con un software de administración gastronómica?

Al igual que ocurre con los sistemas POS, los software gastronómicos permiten registrar y gestionar las ventas del restaurante, también conectándose a dispositivos punto de venta. 

Sin embargo, gracias a su tecnología, también permiten llevar un control más global del negocio, como si se tratara de un centro de comando. Entre las posibilidades que brinda un software gastronómico, se encuentran:

• Administración de ventas en el negocio y por delivery.
• Registro de gastos internos.
• Control preciso del inventario (ingreso y egreso de insumos). 
• Registro de datos de clientes y proveedores.
• Impresión de comandas.
• Facturación electrónica integrada. 
• Análisis de venta con reportes y estadísticas para mejorar las decisiones dentro del negocio. 

Otras características que pueden añadir algunos softwares como Fudo, son:

• Carta QR y Tienda Online propias, conectadas directamente al software. 
• Integración de apps de delivery, como Rappi, Justo, PedidosYa, Uber Eats o DiDi Food, para gestionar todos los pedidos desde un mismo sistema. 
• Seguridad interna mediante limitaciones de roles de usuarios y contraseñas diferenciadas entre los empleados. 

¿Qué hardware necesito adquirir para tener un software restaurantero?

Los dispositivos electrónicos que necesitas comprar dependerán de las especificaciones de cada software. Sin embargo, en general, existen dos grandes características para estos tipos de sistemas:

• Programas que necesitan instalarse en una computadora y, por lo tanto, necesitan de un dispositivo en particular para poder funcionar. 

En este caso, necesitarás de una PC que permita soportar este tipo de programas y solo podrás gestionar el sistema al 100% desde ese dispositivo, con o sin conexión a internet. 

Además, necesitarás: un cajón de dinero, impresora de comandas con los cables correspondientes para conectarla a la PC, rollos térmicos y lector de pagos. 

• Apps web que no necesitan instalación y, por lo tanto, se pueden utilizar desde cualquier dispositivo -computadora, tablet o smartphone- con conexión a internet. 

En general, estos sistemas no requieren de hardware muy avanzado, ya que, al no necesitar de descargas y mantener el software anclado a la nube, se pueden gestionar desde cualquier lugar, incluso fuera del negocio. 

En el caso de Fudo, por ejemplo, cualquier computadora que contenga estas características básicas, resulta útil para su implementación:

• Windows: Windows 7 en adelante. 
• Mac: MacOS 10.15 en adelante. 
• Linux: 64 bits. 

Dentro del negocio, puedes incluso utilizar tu computadora o notebook habitual y, de ser necesario, conectar las impresoras y el punto de venta a este dispositivo. 

Por último, ¿qué es una “app para comandas''?

Este término refiere específicamente a las aplicaciones desarrolladas para que los camareros tomen la órdenes desde sus teléfonos móviles y las comandas lleguen rápidamente a la cocina del restaurante. 

Estas apps permiten sustituir el uso de lápiz y papel, optimizando los tiempos del servicio y aumentando la productividad. Al registrar el pedido en el salón, la comanda se imprime automáticamente en la cocina en cuestión de segundos.

Si bien estas aplicaciones no permiten la gestión integral del negocio, suelen estar integradas a softwares de gestión, como sucede en el caso de Fudo. 

Ya conozco las características de cada sistema, ¿qué tipo de software necesito para mi negocio gastronómico?

Ahora que sabes las diferencias, es momento de elegir el más adecuado para tu restaurante. Como hemos descrito, existen sistemas más completos que otros que te ayudarán con la administración general de tu negocio. 

Piensa en las comodidades que quisieras obtener a través de este software: ¿solo quieres registrar las ventas y el stock? ¿Tienes interés en administrar gastos y proveedores? ¿Quieres manejar el delivery de forma centralizada? ¿Te gustaría acceder al sistema solo en el negocio o te interesa poder gestionarlo desde cualquier lugar?

Todas estas preguntas te ayudarán a definir el mejor software restaurantero para tu negocio gastronómico. En este artículo, te compartimos algunas opciones disponibles en el mercado.